Du jagst die Belege. belegassist sagt dir, welche.
Für virtuelle Assistenzen, Buchhaltungsbüros und Büroservices, die Kunden mit Lexware Office betreuen. Dein Kunde lädt dich ein, du arbeitest mit eigenem Zugang, und alle deine Kunden liegen in einem Login.
Stand: September 2026 · Lexware Office, früher lexoffice
Kurz gesagt: belegassist gleicht die Bankumsätze deines Kunden mit seinen Belegen in Lexware Office ab und zeigt, wozu noch ein Beleg fehlt. Den passenden holst du per Klick aus seinem Postfach und lädst ihn hoch. Dein Zugang kostet dich nichts – er steckt im Pro- oder Kanzlei-Abo deines Kunden. Gebucht wird nichts, weder von belegassist noch von dir.
Zwei Dinge vorweg, damit du nicht umsonst liest: Dein Kunde braucht Lexware Office mit freigeschalteter öffentlicher Schnittstelle, und diese gibt Lexware in den aktuellen Tarifen nur im größten frei. Und der Assistenz-Zugang gehört zum Pro-Tarif, nicht zum kleinsten. Mehr dazu weiter unten.
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Was sich für dich ändert
Die Arbeit, die Zeit frisst, ist nicht das Hochladen. Es ist das Suchen: Postfach durchgehen, Portale abklappern, nachfragen, was diese eine Abbuchung war. Lexware Office hilft dabei nur begrenzt, weil es keine Liste „Zahlung ohne Beleg“ kennt. Sobald ein Umsatz eine Kategorie hat, sieht er erledigt aus – auch ohne Beleg.
Die Liste steht schon da
belegassist vergleicht jeden Bank-Ausgang mit den Belegen in Lexware Office und zeigt, was offen ist, mit der offenen Summe in Euro. Du fängst nicht bei Buchung eins an, sondern beim Rest.
Alle Kunden in einem Login, mit Überblick
Lädt dich ein zweiter Kunde ein, wechselst du oben in der App zwischen den Firmen. Dieselbe E-Mail-Adresse, kein zweites Konto, und jeder Kunde sieht nur seine eigenen Daten. Ab zwei Mandaten bekommst du zusätzlich eine Übersicht über alle: eine Zeile je Kunde mit offenen Belegen, offener Summe, offenen Rückfragen und dem letzten Abgleich. Damit siehst du vor dem Monatsende, wo es klemmt, ohne dich in jedes Konto einzeln einzuloggen.
Zugangsdaten bleiben beim Kunden
Dein Kunde verbindet Bank, Postfach und Lexware Office selbst und lädt dich per E-Mail ein. Du bekommst einen eigenen Zugang. Falls du bisher mit geteilten Zugängen gearbeitet hast, fällt das weg – und falls nicht, hast du es jetzt schriftlich, dass es nicht nötig ist.
Rückfragen stehen am Beleg
Wenn nur der Kunde weiß, was die Zahlung war, fragst du direkt an der Buchung nach. Er antwortet per Text oder Sprachnachricht, wenn er Zeit hat. Kein Mail-Verlauf, in dem die Antwort untergeht, und keine Frage, die zweimal gestellt wird.
Regeln pflegst du mit
Was regelmäßig kommt und keinen Beleg braucht – Steuervorauszahlungen, Privatentnahmen, Umbuchungen zwischen eigenen Konten – blendest du per Regel aus, mit Vorschau, ohne Technik. Beim nächsten Monat ist die Liste schon kürzer.
Was das für deine Kalkulation heißt
Ein Werkzeug, das dir Stunden abnimmt, klingt erst einmal nach weniger Umsatz. Deshalb ehrlich gerechnet: Was wegfällt, ist die Suche – also der Teil, den du deinem Kunden am schlechtesten erklären kannst und der bei einer Pauschale voll zu deinen Lasten geht. Was bleibt, ist die Arbeit, für die er dich eigentlich bezahlt: prüfen, zuordnen, klären, nachhalten.
Praktisch heißt das dreierlei. Du kannst mehr Kunden betreuen, ohne mehr Stunden zu haben. Du kannst statt Stundensätzen ein Monatspaket anbieten, weil der Aufwand kalkulierbarer wird. Und du hast ein Argument im Gespräch mit einem neuen Kunden, das über „ich mache Ihre Belege“ hinausgeht: Du kannst ihm am Monatsende sagen, was noch offen ist und was es kostet, wenn es offen bleibt.
Sag deinem Kunden ruhig, dass jedes Abo mit einer kostenlosen Testphase beginnt und in dieser Zeit der volle Umfang gilt. Er kann dich also ab dem ersten Tag einladen, ohne vorher etwas zu zahlen, und du kannst ihm zeigen, was in seiner Liste tatsächlich offen ist. Das überzeugt schneller als jede Beschreibung.
So kommst du rein: drei Schritte
- Dein Kunde richtet belegassist ein. Er verbindet Lexware Office per Schlüssel, sein Postfach und seine Bank – oder lädt seine Umsätze als CSV hoch. Du kannst dabei neben ihm sitzen, aber es sind seine Zugänge.
- Er lädt dich ein. Unter Team trägt er deine E-Mail-Adresse ein, wählt die Rolle Assistenz und klickt auf Einladen. Du bekommst eine Mail mit einem Einladungslink, der sieben Tage gilt. Auf der Einladungsseite forderst du dann deinen Anmeldelink an; danach kannst du dir ein eigenes Passwort setzen. Antwortest du auf die Mail, landet die Antwort bei deinem Kunden, nicht bei uns.
- Du arbeitest die Liste ab. Du siehst, wozu ein Beleg fehlt, holst ihn per Klick aus dem Postfach oder lädst ihn selbst hoch, pflegst Ausblende-Regeln und stellst Rückfragen. Verbindungen, Abo, Team und das Löschen des Mandanten bleiben beim Kunden.
Was du tun kannst – und wo die Grenze liegt
Seit dem 1. September 2026 steht es ausdrücklich im Gesetz: Die Durchführung mechanischer Arbeitsgänge bei der Führung von Büchern und Aufzeichnungen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, gilt nicht als Hilfeleistung in Steuersachen (§ 2 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 StBerG). Ausgenommen bleiben ausdrücklich das Kontieren von Belegen und das Erteilen von Buchungsanweisungen. Wo die Arbeit eine rechtliche Prüfung des Einzelfalls verlangt, endet die Ausnahme (§ 2 Abs. 2 StBerG). Genau an dieser Linie ist belegassist gebaut: Es sammelt, gleicht ab und lädt hoch. Es bucht nichts, überweist nichts und löscht nichts.
Das machst du in belegassist
- Offene Posten sehen: wozu ein Beleg fehlt, mit offener Summe
- Belege im Postfach suchen und sortieren
- Als ungeprüften Beleg nach Lexware Office hochladen
- Fehlende Belege beim Kunden oder Anbieter anfordern
- Rückfragen am Beleg stellen, auch per Sprachnachricht
- Ausblende-Regeln und Händler-Quellen pflegen
Das bleibt bei anderen
- Kontieren, also Konto oder Kategorie festlegen, und Buchungsanweisungen geben
- Laufende Geschäftsvorfälle buchen, Kontenpläne anlegen, Lohn abrechnen – dafür braucht es eine kaufmännische Abschlussprüfung und drei Jahre Praxis (§ 6 Abs. 1 Nr. 1 StBerG)
- Umsatzsteuer-Voranmeldung, Abschluss, Steuererklärung – die Steuerkanzlei
- Verbindungen, Abo und Team ändern – dein Kunde
Zwei Handgriffe sind dem Kanzlei-Tarif vorbehalten, weil sie eigene Daten in den Mandanten bringen: den Abgleich zwischendurch selbst anstoßen und Kontoauszüge als CSV hochladen. Im Pro-Tarif läuft der Abgleich automatisch, du siehst also eine aktuelle Liste, ziehst sie aber nicht selbst neu.
Für deine eigene Werbung: Wer laufende Buchführung anbietet, ohne die Voraussetzungen des § 6 Abs. 1 Nr. 1 StBerG zu erfüllen, riskiert eine Abmahnung – und wer sie erfüllt, muss auf die Grenzen seiner Befugnis hinweisen (§ 8 Abs. 4 StBerG; BGH, Urteil vom 25.06.2015, I ZR 145/14). Üblich ist deshalb, die eigene Leistung als „vorbereitende Buchhaltung“ zu bezeichnen und Steuerberatung ausdrücklich auszunehmen. Das ist keine Rechtsberatung: Was du anbieten darfst und wie du es nennst, klärst du mit einer Steuerkanzlei oder einem Fachanwalt.
Voraussetzungen und Tarif
Damit du keine Zeit an Kunden verlierst, bei denen es ohnehin nicht geht: belegassist liest und schreibt über die öffentliche Schnittstelle von Lexware Office. In den aktuellen Tarifen gibt Lexware sie nur im größten frei; ältere Verträge können sie ebenfalls haben. Der Tarifname hilft dabei nicht weiter, der Selbsttest schon. Dein Kunde öffnet die öffentliche API in Lexware Office – lässt sich dort ein Schlüssel erzeugen, funktioniert es.
Dein Zugang selbst ist im Abo deines Kunden enthalten; es gibt keinen Sitzpreis pro Assistenz. Betreust du fünf Kunden mit belegassist, hast du fünf Zugänge in einem Login und zahlst nichts. Der Zugang gehört zum Pro-Tarif (33 Euro im Monat) und zum Kanzlei-Tarif (ab 149 Euro), jeweils netto. Im kleinsten Tarif für 19 Euro ist er nicht enthalten – dort arbeitet der Kunde allein. Pro bringt außerdem die Rückfragen am Beleg samt Sprachnachricht und den Einnahmen-Abgleich. Alle Preise stehen auf der Startseite.
Häufige Fragen
Was kostet mich der Zugang?
Nichts. Er ist im Pro- oder Kanzlei-Abo deines Kunden enthalten, ohne Sitzpreis. Du brauchst kein eigenes Abo und zahlst keine Gebühr.
Brauche ich die Zugangsdaten meines Kunden?
Nein. Er verbindet Bank, Postfach und Lexware Office selbst und lädt dich unter „Team“ ein. Du bekommst einen eigenen Zugang mit der Rolle Assistenz. Verbindungen ändern, das Abo kündigen oder den Mandanten löschen kannst du nicht.
Was sehe ich von den Bankdaten meines Kunden?
Die Umsätze, die belegassist eingelesen hat: Datum, Betrag, Empfänger oder Zahler, Verwendungszweck, dazu je nach Bank die IBAN der Gegenseite und die Referenz. Ohne diese Angaben gibt es keinen Abgleich. Überweisen kann weder belegassist noch du – die Bank hängt nur per Lesefreigabe oder als CSV-Upload dran, ein Bank-Passwort kennt niemand.
Ich habe mehrere Kunden. Brauche ich mehrere Konten?
Nein. Jeder Kunde lädt dieselbe E-Mail-Adresse ein; in der App wechselst du oben zwischen den Firmen. Ab zwei Mandaten bekommst du zusätzlich eine Übersicht mit einer Zeile je Kunde: offene Belege, offene Summe, offene Rückfragen, letzter Abgleich.
Was passiert, wenn mein Kunde kündigt oder den Tarif wechselt?
Dein Zugang bleibt zunächst bestehen – belegassist entzieht ihn nicht automatisch; entfernen kann dich nur dein Kunde unter „Team“. Was sich ändert, sind die Funktionen: Wechselt er auf den kleinsten Tarif, entfallen Rückfragen am Beleg, Sprachnachrichten und der Einnahmen-Abgleich, und er kann keine neuen Zugänge mehr einladen. Nach einer Kündigung endet der Zugang mit dem Konto deines Kunden.
Darf ich das überhaupt – Buchhaltung für Kunden?
Belege sammeln, sortieren und hochladen sind mechanische Arbeitsgänge und damit keine Hilfeleistung in Steuersachen (§ 2 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 StBerG). Sobald eine Tätigkeit die rechtliche Prüfung des Einzelfalls verlangt, greift die Ausnahme nicht mehr (§ 2 Abs. 2 StBerG); ausdrücklich ausgenommen sind Kontieren und Buchungsanweisungen. Laufende Geschäftsvorfälle buchen darf nur, wer eine kaufmännische Abschlussprüfung und drei Jahre Buchhaltungspraxis vorweisen kann (§ 6 Abs. 1 Nr. 1 StBerG). belegassist macht die Vorarbeit und bucht nichts. Das ist keine Rechtsberatung – deinen Zuschnitt klärst du mit einer Steuerkanzlei.
Hafte ich für falsche Zuordnungen?
belegassist schlägt vor, ein Mensch entscheidet. Was du hochlädst, liegt als ungeprüfter Beleg in Lexware Office und geht von dort den üblichen Weg über deinen Kunden oder seine Kanzlei. Vertragspartner von belegassist ist dein Kunde; für deine Dienstleistung gilt dein Vertrag mit ihm, wie bisher. Datenschutzrechtlich arbeitest du in aller Regel weisungsgebunden im Auftrag deines Kunden, brauchst also einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit ihm, nicht mit uns. Auch das ist keine Rechtsberatung.
Kann ich belegassist ohne eigenen Kunden ansehen?
Ja. Schreib mir kurz über das Formular unten, dann zeige ich dir die Ansicht aus Assistenz-Sicht an einer Demo-Firma mit erfundenen Zahlen – ohne dass du selbst ein Lexware-Office-Konto brauchst.
Schreib mir, bevor du es einem Kunden empfiehlst
Ich zeige dir die Assistenz-Ansicht an einer Demo-Firma, beantworte deine Fragen und sage dir ehrlich, bei welchen deiner Kunden es technisch nicht geht. Wenn du magst, schick mir dazu, wie viele Kunden du in Lexware Office betreust und was dich am meisten Zeit kostet – das hilft mir, das Werkzeug für deine Arbeit zu bauen. Ich antworte selbst; ich bin der, der belegassist entwickelt.
Oder direkt: hallo@belegassist.de – Details zur Verarbeitung in der Datenschutzerklärung.
Diese Seite gibt den Stand von September 2026 wieder und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. belegassist ist ein eigenständiges Produkt und steht in keiner Verbindung zur Haufe-Lexware GmbH & Co. KG; Lexware Office und lexoffice sind deren Marken. Die Bezeichnungen in Lexware Office ändern sich mit Programmaktualisierungen.