belegassist – Belege automatisch in lexoffice / Lexware Office

Das eigentliche Problem

Lexware Office weiß nicht, welcher Beleg fehlt – also weißt du es auch nicht.

Sobald ein Bankumsatz kategorisiert ist, sieht in Lexware Office alles erledigt aus. Ob der Beleg dazu existiert, steht nirgends. Also durchsucht jemand das Postfach von Hand – du selbst oder wer dir dabei hilft – und fragt am Ende doch nach.

Suchen von Hand

Postfach durchforsten, Portale abklappern, Kontoauszug danebenlegen. Jeden Monat, für jede Buchung – egal, wer es macht.

Rückfragen im Kreis

„Was war die Zahlung an XY?“, „Fehlt da ein Beleg?“ – Fragen, die per Mail hin- und hergehen, statt am Beleg zu stehen. Mit Assistenz ist es Pingpong, ohne Assistenz stellst du sie dir selbst.

Keine Zeit gespart

Erklären, Nachreichen, Kontrollieren – oder alles bis zur Umsatzsteuer-Voranmeldung schieben. Was Routine sein sollte, bleibt Handarbeit.

belegassist dreht das um: Die Routine läuft automatisch, offen bleibt nur, was wirklich nur du beantworten kannst – sichtbar am Beleg, für dich und für jeden, der dir dabei hilft.

So läuft's

Verbinden, laufen lassen, nur das Offene prüfen.

belegassist darf nur lesen und Belege hochladen – kein Buchen, Überweisen oder Löschen. Alle Zugänge verschlüsselt gespeichert, jederzeit widerrufbar.

Verbinden

lexoffice per API-Schlüssel (kein Passwort), dein Postfach per IMAP (App-Passwort, wo dein Anbieter es bietet) und deine Bank per Kontist-Lesefreigabe – oder ganz ohne Bank-Zugang als CSV-/DATEV-Upload deiner Umsätze. In wenigen Minuten.

Automatisch sammeln & abgleichen

belegassist holt deine Rechnungen automatisch aus dem Postfach zu lexoffice und gleicht jeden Bank-Ausgang mit deinen Belegen ab. Buchungen ohne Belegpflicht blendest du per Regel aus.

Nur dein Rest

Du siehst eine klare Liste: was gedeckt ist und wozu noch ein Beleg fehlt – mit offener Summe in Euro. Was nur du holen kannst (Portal-Belege), bleibt als kurzer Rest. Mehr nicht.

Funktionen

Gebaut für die eine Frage: „Ist alles vollständig?“

◎

★ Der Unterschied

Soll-Ist-Abgleich

Jeder Bank-Ausgang gegen deine Belege geprüft: gedeckt, fehlt oder Rauschen. Inklusive offener Summe in Euro.

★ Der Unterschied

„Was fehlt noch?“

Eine Liste der offenen Belege statt blindem Sammeln. Du weißt jederzeit, wo wirklich noch etwas fehlt.

Fast-Treffer-Erkennung

Gleicher Betrag, anderer Name? Wird als „kurz prüfen“ markiert – statt fälschlich als fehlend zu zählen.

↓

Belege automatisch holen

Zieht Belege direkt aus deinem Postfach (IMAP) – kein manuelles Weiterleiten, keine Sammel-Mails.

⚙

Regeln ohne Technik

Miete, Gehälter, Daueraufträge ohne Belegpflicht per Klick ausblenden – mit Live-Vorschau, ganz ohne Regex.

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Kategorie-Vorschlag

Schlägt zu jedem Beleg die passende Buchungskategorie vor – und sagt ehrlich „unklar“, statt zu raten. Du entscheidest.

Preise

Weniger als eine Stunde Suchen – im ganzen Monat.

14 Tage kostenlos testen. Monatlich kündbar. Preise zzgl. USt.

Light

Für Solo-Selbstständige & Kleinunternehmer

19 € / Monat

Postfach & Bankkonto verbinden
Soll-Ist-Abgleich & Fehlt-Liste
Beleg holen per Klick & eigener Upload
Ausblende-Regeln („braucht nie einen Beleg“)
Beleg-Archiv inklusive – jede Kopie zusätzlich gesichert

Beliebtester Tarif

Pro

Wenn Assistenz oder Steuerkanzlei mitarbeiten

33 € / Monat

Alles aus Light, plus:
Rückfragen direkt am Beleg – auch als Sprachnachricht
Zugang für Assistenz oder Buchhaltung
Einnahmen-Abgleich inkl. Auszahlungs-Abrechnungen (Apple, Google, Paddle …)
Kategorie-Vorschläge
Beleg-Archiv auch in deiner eigenen Cloud (Nextcloud)

Steuerkanzlei

Für Kanzleien mit mehreren Mandanten

ab 149 € / Monat

5 Mandanten inklusive, jeder weitere 20 €
Mandanten-Übersicht: wo fehlt was
Rückfragen zum Mandanten direkt am Beleg
Alle Pro-Funktionen je Mandant

Gespräch buchen

Für die Bestellung braucht der Browser JavaScript. Ohne geht es auch: schreib uns an hallo@belegassist.de.

Voraussetzung: Lexware Office mit freigeschalteter öffentlicher Schnittstelle. In den aktuellen Tarifen gibt Lexware sie nur im XL frei; wer noch einen älteren L-Tarif hat, kann sie ebenfalls haben. In zehn Sekunden geprüft: Öffentliche API in Lexware Office öffnen – lässt sich dort ein Schlüssel erzeugen, funktioniert belegassist.

Rechenbeispiel: Drei Stunden Belegsuche im Monat sind bei 25 €/Std. 75 € – ob als Assistenz-Stunden oder als deine eigene Zeit. belegassist liefert dazu die Liste, was fehlt.

Du bist selbst Assistenz oder Buchhaltungsbüro? Dein Kunde lädt dich unter „Team“ ein (im Pro- oder Kanzlei-Tarif), du arbeitest mit eigenem Zugang und ohne seine Passwörter – dein Zugang kostet dich nichts. So arbeitest du mit belegassist für deine Kunden.

Vertrauen

Deine Finanzdaten bleiben deine Finanzdaten. Deine Belege bleiben deine Belege.

Wir holen deine Belege ab und reichen sie an Lexware Office durch – OCR und Sprachtranskription laufen in Deutschland. Nur die optionale KI-Belegerkennung verarbeitet Belegtext innerhalb der EU.

Kernbetrieb in Deutschland

Server, Datenbank, Belege, OCR, Sprachtranskription und Backups bleiben in Deutschland. Nur die optionale KI-Belegerkennung verarbeitet Belegtext in der EU.

Du entscheidest

belegassist schlägt nur vor. Gebucht und gelöscht wird nichts ohne deine Freigabe.

Nur lesen, nichts ändern

belegassist sucht, liest und lädt Belege hoch – nie buchen, überweisen oder löschen. lexoffice per API-Schlüssel, Bank per Kontist-Lesefreigabe oder CSV-Upload, Postfach per App-Passwort (wo dein Anbieter es bietet) – alle Zugänge verschlüsselt und jederzeit widerrufbar.

Nachvollziehbar

Jede Zuordnung ist protokolliert und mit einem Klick rückgängig zu machen.

Beleg-Archiv inklusive – auf deutschen Servern

belegassist sichert jeden Beleg zusätzlich in einem eigenen Beleg-Archiv, gespeichert in einem deutschen Rechenzentrum (Hetzner) – automatisch, in jedem Tarif. Auf Wunsch legt Pro die Kopien stattdessen in deiner eigenen Cloud ab (Nextcloud, dein Server). Kündigst du, bekommst du dein komplettes Archiv mit – deine Belege bleiben deine Belege.

FAQ

Häufige Fragen

Ratgeber: Belege nachträglich erfassen in Lexware Office – alle vier Fälle, von „noch nicht zugeordnet“ bis „schon festgeschrieben“.

Funktioniert belegassist mit lexoffice und Lexware Office?

Ja. belegassist ist für Lexware Office (früher lexoffice) gebaut. Du verbindest dein Konto per API-Schlüssel – belegassist liest deine vorhandenen Belege und lädt fehlende automatisch in die Belegerfassung. Gebucht wird nichts ohne deine Freigabe.

Brauche ich einen bestimmten Lexware-Tarif?

Entscheidend ist nicht der Tarifname, sondern die öffentliche Schnittstelle: Über sie liest belegassist deine Belege und lädt neue hoch. In den aktuellen Tarifen gibt Lexware sie nur im XL frei; wer noch einen älteren L-Tarif hat, kann sie ebenfalls haben. In zehn Sekunden geprüft: Öffentliche API in Lexware Office öffnen – lässt sich dort ein Schlüssel erzeugen, funktioniert belegassist.

Wem gehören meine Belege?

Dir. belegassist lädt sie zu Lexware Office hoch und sichert jede Kopie zusätzlich im inklusiven Beleg-Archiv auf deutschen Servern – oder auf Wunsch (Pro) in deinem eigenen Speicher, etwa deiner Nextcloud. Wenn du kündigst, bekommst du dein komplettes Archiv mit. Wir halten deine Belege nicht fest und verkaufen keine Daten.

Wie kommen meine Belege automatisch in lexoffice?

belegassist durchsucht dein E-Mail-Postfach nach Rechnungen und lädt passende Belege automatisch zu Lexware Office hoch. Was nur im Anbieter-Portal liegt (z. B. Google Ads), bekommst du als kurze Liste zum Selbsterledigen.

Woher weiß belegassist, welche Belege noch fehlen?

Es gleicht deine Bankausgaben mit deinen Belegen ab. Deine Umsätze kommen per Kontist-Lesefreigabe oder als CSV-/DATEV-Upload – ganz ohne Bank-Passwort. Zu jeder Ausgabe ohne Beleg siehst du sofort, was offen ist.

Sieht belegassist meine Passwörter?

Nein, kein Konto-Passwort. Lexware Office per API-Schlüssel, die Bank per Kontist-Freigabe oder CSV, dein Postfach per App-Passwort (wo dein Anbieter es bietet). belegassist liest und lädt nur hoch – nie buchen, überweisen oder löschen. Alle Zugänge verschlüsselt und jederzeit widerrufbar.

Eignet sich belegassist für die vorbereitende Buchhaltung mit meinem Steuerberater?

Ja. belegassist sorgt für vollständige Belege in Lexware Office, bevor sie an die Kanzlei gehen – weniger Rückfragen, weniger Nachreichen. Für Kanzleien gibt es einen Mehr-Mandanten-Tarif.

Ich bin virtuelle Assistenz oder Buchhaltungsbüro – kann ich belegassist für meine Kunden nutzen?

Ja. Dein Kunde verbindet Bank, Postfach und Lexware Office selbst und lädt dich unter „Team“ per E-Mail ein – der Zugang gehört zum Pro- und Kanzlei-Tarif. Du bekommst einen eigenen Zugang, siehst die Liste der fehlenden Belege, holst sie aus dem Postfach und lädst sie hoch – ohne seine Passwörter. Mehrere Kunden liegen in einem Login. belegassist bucht nichts, und du musst es auch nicht. Alles Weitere auf Für Assistenzen.

Ist belegassist DSGVO-konform?

Ja. Der Kernbetrieb – Server, Datenbank, Belege, OCR, Sprachtranskription und Backups – läuft in Deutschland. Nur die optionale KI-Belegerkennung übermittelt Belegtext über EU-CDN-Standorte an unseren Auftragsverarbeiter in Schweden. Sie ist standardmäßig aus und jederzeit abschaltbar. Zugangsdaten sind verschlüsselt gespeichert, der AVV ist inklusive.

Wann verlangt das Finanzamt Belege?

Betriebsausgaben musst du belegen und die Belege mehrere Jahre aufbewahren, um sie bei einer Prüfung vorlegen zu können. belegassist sorgt dafür, dass deine Belege vollständig und digital in Lexware Office liegen – statt im Schuhkarton. (Keine Steuerberatung.)

Was kostet belegassist?

19 €/Monat im Light-Tarif für Solo-Selbstständige, 33 €/Monat im Pro-Tarif (mit Rückfragen am Beleg und Zugang für Assistenz oder Steuerkanzlei) und ab 149 €/Monat für Kanzleien (5 Mandanten inklusive, jeder weitere 20 €). Jedes neue Abo beginnt kostenlos – die Dauer der Testphase steht bei den Tarifen; gekündigt wird monatlich.

Deine Buchhaltung weiß endlich, was noch fehlt.