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Belege nachträglich erfassen in Lexware Office

Die Rechnung liegt erst jetzt vor, das Geld ist längst abgebucht. Wie du sie nachträgst, hängt davon ab, was mit dem Bankumsatz inzwischen passiert ist.

Stand: August 2026 · Lexware Office, früher lexoffice

Kurz gesagt: Einen Beleg kannst du in Lexware Office jederzeit rückwirkend erfassen, mit dem Datum von damals, solange der Zeitraum nicht festgeschrieben ist. Aufwendiger wird es, wenn der passende Bankumsatz bereits eine Zuordnung hat: Dann öffnest du ihn unter Finanzen → Umsätze → Alle Umsätze, klickst auf Zuordnungen auflösen und ordnest ihn anschließend unter Umsätze zuordnen dem Beleg zu.

Die fünf Fälle

  1. Der Beleg hat noch gar keinen Bankumsatz
  2. Der Umsatz ist noch nicht zugeordnet
  3. Der Umsatz ist kategorisiert, die Zuordnung muss aufgehoben werden
  4. Es gibt gar keinen Beleg mehr
  5. Der Zeitraum ist bereits festgeschrieben
  6. Wie spät ist zu spät? Die Fristen mit Fundstelle
  7. Woran du überhaupt siehst, welcher Beleg fehlt

Fall 0: Der Beleg hat noch gar keinen Bankumsatz

Wenn du eine alte Rechnung einfach nur ins System bringen willst, etwa weil sie bar bezahlt wurde oder das Bankkonto noch nicht verbunden war, ist das der unkomplizierteste Weg. Öffne die Belegerfassung, lade das Dokument hoch und trage als Belegdatum das tatsächliche Datum von damals ein. Ein rückwirkendes Belegdatum ist ohne Einschränkung möglich, solange der betreffende Zeitraum noch nicht festgeschrieben ist (dazu Fall 4).

Die Zahlung dazu erfasst du entweder später über den Bankumsatz oder direkt am Beleg über Zahlung erfassen. Lexware Office weist selbst darauf hin, dass die Verknüpfung mit dem echten Bankumsatz die genauere Methode ist, weil damit der Abgleich lückenlos bleibt.

Fall 1: Der Umsatz ist noch nicht zugeordnet

Der einfache Fall

Der Umsatz liegt noch im Reiter Umsätze zuordnen und hat weder Beleg noch Kategorie. Dann hängst du den Beleg einfach an.

  1. In Lexware Office Finanzen → Umsätze öffnen, Reiter Umsätze zuordnen.
  2. Den Umsatz anklicken und in der Spalte Zuordnung auf + Manuell zuordnen gehen.
  3. Beleg wählen: entweder einen bereits hochgeladenen Beleg suchen und zuordnen, oder über + Beleg die Erfassungsmaske öffnen und ihn direkt anlegen.
  4. Speichern. Der Umsatz wandert aus Umsätze zuordnen hinüber zu Alle Umsätze und zeigt dort eine Zuordnung.

Findet Lexware Office selbst einen passenden Beleg, landet der Umsatz gar nicht erst in dieser Liste, sondern im Reiter Vorschläge prüfen. Erst wenn du den Vorschlag dort bestätigst, ist die Zuordnung fest. Ob es überhaupt zu einem Vorschlag kommt, entscheiden vor allem drei Faktoren:

Wichtig zum letzten Punkt, weil er oft falsch verstanden wird: Gemessen wird der Abstand zwischen Belegdatum und Buchungsdatum, nicht der Zeitpunkt, an dem du den Beleg hochlädst. Eine Mai-Rechnung zu einer Mai-Abbuchung passt also auch dann noch ins Raster, wenn du sie erst im November hochlädst. Dass spät nachgereichte Belege trotzdem selten automatisch zugeordnet werden, liegt an etwas anderem: Der Umsatz ist bis dahin meist längst kategorisiert und taucht in Umsätze zuordnen gar nicht mehr auf. Damit sind wir beim häufigsten Fall.

Fall 2: Umsatz kategorisiert, Zuordnung aufheben und Beleg nachtragen

Der häufigste Fall

Beim schnellen Durchgehen der Bankumsätze bekommt jeder Posten eine Kategorie, und damit gilt er als erledigt. Der Beleg fehlt trotzdem. Um ihn nachzutragen, musst du die bestehende Zuordnung zuerst aufheben.

  1. Reiter Alle Umsätze öffnen und den Umsatz über Suche oder Zeitraumfilter finden.
  2. Rechts öffnet sich das Fenster Zuordnung. Dort auf Zuordnungen auflösen klicken. Das ist der Schritt, den man umgangssprachlich „Zuordnung aufheben“ oder „rückgängig machen“ nennt.
  3. Der Umsatz erscheint wieder unter Umsätze zuordnen. Ab hier weiter wie in Fall 1.

Achtung: Es wird immer die gesamte Zuordnung aufgehoben, auch wenn mehrere Belege daran hängen, etwa bei einer Sammelüberweisung. Die musst du danach neu zuordnen.

Solche beleglosen Zuordnungen entstehen auch ohne dein Zutun. Die automatisierte Verbuchung ordnet zum Beispiel Umbuchungen zwischen eigenen Geschäftskonten selbstständig zu, und wiederkehrende Posten wie Miete kategorisiert Lexware Office bewusst ohne Beleg.

Fall 3: Es gibt gar keinen Beleg mehr

Die Quittung ist verloren, der Anbieter schickt nichts nach, der Portalzugang existiert nicht mehr. Dann greift das Belegprinzip: Ist kein Fremdbeleg vorhanden, muss ein Eigenbeleg erstellt werden, so steht es wörtlich in Randziffer 61 der GoBD. Was genau daraufgehört, sagen die GoBD nicht. Üblich sind Datum, Zahlungsempfänger, Betrag, Grund der Ausgabe und eine Unterschrift.

Ein Eigenbeleg kann die Betriebsausgabe belegen, garantiert sie aber nicht: Er muss plausibel und nachprüfbar sein, und die Nachweispflicht liegt bei dir. Für den Vorsteuerabzug reicht er in aller Regel nicht. Bei Rechnungen inländischer Anbieter mit ausgewiesener Umsatzsteuer setzt der Abzug den Besitz einer ordnungsgemäßen Rechnung voraus (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG).

Anders liegt der Fall bei Leistungen ausländischer Anbieter im Reverse-Charge-Verfahren nach § 13b UStG, also bei vielen Software-Abos und Werbeplattformen. Dort steht in der Rechnung ohnehin keine deutsche Umsatzsteuer, und der Abzug knüpft nicht am Rechnungsbesitz an.

Auch unter 250 Euro brauchst du eine Rechnung. § 33 UStDV senkt für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto nur die Pflichtangaben, er ersetzt die Rechnung nicht. Der Unterschied liegt darin, wie viel Geld an der Lücke hängt.

Fall 4: Der Zeitraum ist bereits festgeschrieben

Der unangenehme Fall

Festgeschriebene Belege lassen sich weder bearbeiten noch löschen. Einen neuen Beleg in einem festgeschriebenen Zeitraum zu erfassen, ist dagegen möglich. Lexware Office weist beim Speichern darauf hin, wenn sich dadurch die Umsatzsteuer des Zeitraums ändern kann.

Ob eine geänderte Voranmeldung sinnvoll ist, hängt davon ab, wann du die Rechnung tatsächlich in Händen hattest: Der Vorsteuerabzug gehört in den Zeitraum, in dem Leistung und Rechnung beide vorlagen. Kam die Rechnung erst später, ist der bereits gemeldete Zeitraum richtig geblieben. Diese Einordnung klärst du am besten mit deiner Kanzlei.

Muss ein festgeschriebener Beleg korrigiert werden, geht das nur über Berichtigen: Lexware Office storniert ihn per Generalumkehr, löst die Zahlungszuordnungen auf und legt eine Kopie mit neuer Nummer an. Die Zahlungen ordnest du danach von Hand wieder zu. Die Festschreibung selbst lässt sich nicht zurücknehmen.

Ist der Monat schon an die Kanzlei gegangen, hilft der Beleg-Alert: Damit lassen sich nachträglich erfasste oder geänderte Belege separat exportieren, statt beim nächsten Sammelexport unterzugehen. Eingerichtet wird er im Kanzleizugang.

Wie spät ist zu spät? Die Fristen mit Fundstelle

Die folgenden Angaben geben den Wortlaut der Vorschriften wieder. Wie sie in deinem Fall anzuwenden sind, gehört in die Hände deiner Steuerkanzlei.

Die GoBD verlangen also beides: den Beleg sofort gegen Verlust sichern und ihn zeitnah zuordnen. Wer sofort sichert, hat den Teil erledigt, der sich später nicht mehr reparieren lässt. Liegen bleiben sollte die Zuordnung trotzdem nicht.

Beim Aufräumen relevant: Buchungsbelege sind seit 2025 acht Jahre aufzubewahren, Bücher und Abschlüsse weiterhin zehn (§ 147 Abs. 3 AO).

Woran du überhaupt siehst, welcher Beleg fehlt

Alle Fälle oben setzen voraus, dass du weißt, welcher Beleg fehlt. Genau dabei hilft Lexware Office nur begrenzt.

Der Reiter Umsätze zuordnen zeigt, was noch gar nicht angefasst wurde. Sobald ein Umsatz eine Kategorie bekommen hat, verschwindet er von dort, auch ohne Beleg, und ist danach nicht mehr als beleglos erkennbar. Eine Liste „Zahlungen ohne Beleg“ gibt es nicht. Die Offene-Posten-Liste bildet die Gegenrichtung ab, nämlich Belege, zu denen die Zahlung fehlt.

Von Hand geht es so: Bankumsätze aus Lexware Office als CSV exportieren, die Belegliste danebenlegen und in einer Tabelle über Betrag und Datum abgleichen. Für einen Monat ist das eine knappe Stunde, für ein Jahr ein Nachmittag. Wer das vermeiden will, arbeitet die Umsätze konsequent monatlich ab, solange die Erinnerung noch frisch ist.

Quellen

Am besten, diese Fälle entstehen gar nicht erst

Jeder Fall auf dieser Seite ist Reparatur. Sie wird nötig, weil zwischen Zahlung und Beleg Zeit vergeht: Der Umsatz wird kategorisiert, der Monat wird festgeschrieben, und irgendwann weiß niemand mehr, wofür diese 89,90 Euro im Mai waren.

Genau da setzt belegassist an. Es vergleicht deine Bankumsätze laufend mit den Belegen in Lexware Office und meldet eine Lücke am Tag der Abbuchung. Den passenden Beleg sucht es in deinem Postfach und lädt ihn automatisch in die Belegerfassung hoch, solange der Umsatz noch frisch und nichts festgeschrieben ist. Was sich nicht finden lässt, siehst du als offenen Punkt und kannst es selbst hochladen, statt es erst Monate später von der Kanzlei zu erfahren.

Fehlende Belege, Belegrückstand, Nachfragen der Kanzlei: Das Problem hat viele Namen und immer dieselbe Ursache. belegassist sorgt vor, damit daraus später kein Aufwand wird.

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Dieser Beitrag gibt den Stand von August 2026 wieder und ersetzt keine Steuerberatung. Die Bezeichnungen in Lexware Office ändern sich mit Programmaktualisierungen. Für deinen Einzelfall wende dich bitte an deine Steuerkanzlei.